文书档案整理过程中，档案的收集、整理、扫描、录入和装订几个环节中，收集是基础，以区级机关为例，干部的任免、年度计划总结、采购经费、优秀工作者表彰、党建工作、考核细则，法规政策、新闻媒体报道、领导讲话、调研报告、公车及固定资产等管理汇编手册等等，收集的内容要体现机关的主要工作职能，体现(局)机关工作特色，而不是一味地体现办公室部门收发文状况，不是所有的文件都能成为档案，收集工作至关重要。既然收集如此重要，机关各个部门形成如此多的文件，怎样识别档案的实用性呢？这就需要依托区(市)级档案馆的工作指导——《归档范围和保管期限表》，局机关的综合档案整理工作是一项繁杂的工作，要做好这项工作，外包服务公司首先要做好客户需求分析、可行性分析，所谓客户需求分析是以服务对象(机关)的规模对档案服务的需求量进行分析；可行性分析是服务公司总结曾服务过的档案类型和方式，能否服务好这项工作，因为档案服务是一项要求工作经验的、不断学习提升的工作。时代在发展，档案工作也在不断进步，这一切离不开政策支持，所以档案服务工作的中心思想要紧密跟随当地档案馆的要求。以政府机关收文为例，将各类收文分为四类：普发性、告知性、时效性、专职性。与机关工作业务相关的普发性、告知性、时效性的文件归档10年保存，因为10年保管期限的档案不用进档案馆系统，可以避免档案馆数据重复冗余，又可供本局利用；本机关要贯彻执行的专职性文件要按照重要程度区分保管30年或永久期限。只有收集中区分好文件和档案，划好保管期限，下面的4个工作环节才能保证正确，这就是文书档案整理中，收集工作的重要性。作为金阊人力资源有限公司的一项服务内容，档案外包服务一直是积极探索的学习的部分，为了更好的服务社会，在工作中，不断学习和进步，才能做一名合格的金阊人。
